Adjoint à l'intendant - Hôtel de Matignon - 57 rue de Varenne, Paris 7ème (H/F)

L’Intendance du Premier ministre (80 personnes) assure principalement les missions d’organisations pratiques des réunions du Premier ministre et du Cabinet ; la restauration du Premier Ministre et du Cabinet, le service, l’entretien du linge et des appartements,
la gestion des cadeaux protocolaires.
Elle peut aussi être appelée à accompagner le Premier ministre et ses délégations lors de déplacements, tant sur le territoire français qu’à l’étranger.

En tant qu'Adjoint de l’Intendant vous aurez pour missions principales :

- L’organisation des réunions, des déjeuners / diners et prestations évènementielles :
• Assurer le suivi des plannings des réunions et repas ou prestations du Premier ministre, du Cabinet, du SGG et de la DSAF,
• Reporter toutes ces informations sur les outils de gestion interne de l’intendance afin de partager sans délai l’ensemble des informations,
• Établir les plans de tables,
• Définir les services attendus (boissons, en-cas, repas, cocktails, vestiaires…) ainsi que les horaires,
• Transmettre à l’acheteur toutes les expressions de besoins afin qu’il procède aux commandes.

Vous serez en lien avec les secrétariats notamment du Premier ministre, du Directeur de Cabinet et ses Adjoints, du Chef de Cabinet.

- Responsable de l’Office (8 Maîtres d’Hôtel et 7 Assistants MH, 6 Chefs de Rang et 2 Plongeurs) :
• Élaborer les plannings des personnels et vérifier son application,
• Accompagner l’intendant dans les actes de gestion de ces agents,
• Effectuer les commandes de denrées,
• Participer aux recrutements des futurs agents de l'équipe,
• Proposer à l’Intendant les actes de gestion de ces agents (recrutements, astreintes, heures supplémentaires, évaluations, notations, avancement, renouvellement de contrats…).

- Déplacements du Premier ministre :
• Préparer les voyages sur l’ensemble des aspects d’hébergement, restauration, réunions, réceptions et le cas échéant accompagner le Premier ministre,
• En tant que Suppléant de l’Intendant, connaître toutes les procédures et tous les actes de gestion nécessaires au fonctionnement de l’intendance à ce titre il lui appartient.

PROFIL RECHERCHE :
Vous êtes reconnu pour votre esprit créatif et flexible dans la gestion d'évènements, de galas ou de réceptions.
Vous êtes en capacité de réagir rapidement et de vous adapter a des situations exigeantes et stratégiques.
Vous êtes capable de faire un suivi financier de vos achats et de piloter vos dépenses dans un budget serré.
Avoir déjà managé une équipe d'intendance serait un vrai plus.
Une maitrise des outils de la Suite Office est nécessaire pour pouvoir mettre en avant et suivre l'activité de l'Office.
L'anglais est nécessaire pour ce poste et une autre langue serait un véritable atout.

AVANTAGES

Vous travaillerez à l'Hôtel de Matignon, au coeur de Paris et des Services du Premier ministre.

Dès votre arrivée et tout au long de votre parcours d’intégration, votre responsable vous épaulera et suivra votre évolution professionnelle.
Vous gagnerez progressivement en autonomie et bénéficierez d’une politique de formation continue active.

LES COMPÉTENCES DEMANDÉES