Assistant chef de réception (H/F)

Dans un village apprécié par une belle clientèle, discrète, l'Hôtel Les Peupliers, 35 chambres entièrement rénovées, tenu par la même famille depuis 3 générations et le restaurant « La Table de Mon Grand-père » est apprécié pour déjeuner au pied des pistes et pour dîner avec son côté convivial et familial, avec une cuisine de qualité, reconnue dans les 3 vallées. Il propose une cuisine faite maison, raffinée et savoureuse. La carte joue, au rythme des saisons, avec des produits frais.

Poste : Assistante chef de réception
Responsable hiérarchique : Directeur

Responsabilités générales :
Assister la chef de réception dans toutes ses missions ci-dessous :
- Accueillir, accompagner et former les réceptionnistes, le night et les stagiaires : Suivre/contrôler leurs missions
- Définir un planning hebdomadaire en tenant compte du taux d’occupation et de l’activité de l’hôtel
- Être garant de l’attitude et de la présentation du personnel correspondant aux standards de l’établissement
- Contrôler les facturations, encaissements, PM, les clôtures et les caisses
- Préparer et vérifier les arrivées, les départs et les dossiers clients avec un suivi personnalisé
- Veiller au respect des procédures et des réglementations sanitaires
- Recueillir, traiter et solutionner les retours clients, gérer les plaintes avec des solutions adaptées
- Soutenir les équipes en cas de forte activité (arrivées, départs, demandes clients, téléphone, mail…)
- Mettre en avant les informations pertinentes à chaque département lors de la réunion de chefs de service
- Suivre le planning des réservations et gérer les OTA, gérer et contrôler les réservations, relations avec AGV/TO
- Participer au recrutement de son équipe, faire passer les entretiens, sélectionner, former, évaluer et encadrer
- Optimiser le CA, gérer le room plan
- Contribuer à la rentabilité de l’hôtel grâce à une maîtrise efficace des coûts
- Avoir une bonne communication intra et inter services (consignes, briefing, relationnel, coordination)
- Personnaliser l’accueil et le séjour des clients et avoir pour objectif final leur fidélisation

Responsabilités en termes de sécurité :
Assister la chef de réception dans toutes ses missions également ci-dessous
- Assurer la sécurité des biens et des clients durant la journée, veiller à leur bien-être et garantir le calme
- Signaler les éventuelles anomalies ou tout problème relatif aux équipements techniques ou d’alarme et d’incendie qui pourrait amener à un risque d’accident
- Prendre des décisions en cas d’urgence en suivant les procédures de sécurité (incendie, évacuation…). Vous devez connaître les numéros d’urgence ainsi que la procédure interne d’évacuation

Management et animation des équipes :
Assister la chef de réception dans toutes ses missions ci-dessous :
- Animer, motiver et impulser une dynamique d’équipe
- Créer un climat de confiance au sein de l’équipe
- Organiser l’activité des équipes dans le but d’atteindre les objectifs fixés
- Maintenir et développer les compétences, la motivation et l’adhésion des collaborateurs
- Participe à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan de formation pour son service
- Est garant des conditions de travail et de l’ambiance au sein de son équipe
- Participer à des projets d’optimisation des activités (process, outils, systèmes d’information…)

Procédures opérationnelles et Standards qualité :
Il faut aussi assister la chef de réception dans ses missions ci-dessous :
- Mise en place des outils d’audit interne afin d’assurer un suivi efficace des procédures, standards et budgets requis
- Force de proposition pour l’amélioration constante de la satisfaction client
- Supervision du shift et des équipes en poste
- Suivi du bien-être du client (avant, pendant et après le séjour), fidélisation, et anticipation des besoins afin d’éviter toute source de conflits potentiels
- Assister le client en cas de situation d’urgence (vol, agression, accident…)
- Contribution à la montée en gamme et l’évolution du client
- Respect du budget et de la tenue des caisses liées aux opérations de votre service
- Réponse aux éventuels problèmes et demandes clients, mise en place d’une traçabilité des demandes
- Détermination des besoins en matériel et fournitures nécessaires à l’activité pour assurer la fluidité des stocks
- Maintenir des contacts professionnels avec les sociétés et prestataires de services

Report :
- Garder une attitude positive et bienveillante à tout moment, même dans les moments les plus difficiles
- Veiller à la sécurité des clients et leurs biens en respectant les règles de sécurité et d’hygiène.
- Être visible et accessible au quotidien pour tous les clients sur tous les points de vente de l’hôtel
- Avec la chef de réception : suivi des commentaires clients, compléter le duty report, proposer des solutions de progrès sur les points bloquants et préparer les arrivées avec les autres équipes
- Traiter les mails et gérer le standard téléphonique
- Participer à l’ensemble des fonctions administratives du service

Profil recherché et qualités attendues :
- Vous disposez d'une expérience à un poste similaire dans un hôtel
- Vous avez la culture de l’hôtellerie et connaissez les standards d’exigences liés à cette culture
- Vous avez une excellente maîtrise de l’anglais, une troisième langue est souhaitée
- Vous maîtrisez parfaitement les codes du luxe en matière de grooming, gestuelle et le soin porté au langage
- Vous êtes doté d’une présentation impeccable et d’un excellent sens du détail et de l’accueil
- Vous faites preuve d’une très bonne aisance relationnelle et d’un fort esprit d’équipe
- Vous avez le sens des priorités, vous êtes réactif, vous êtes impliqué et capable d’anticiper
- Vous êtes dynamique, diplomate et d’une grande discrétion
- Vous maîtrisez parfaitement le logiciel Opéra
- Vous avez une excellente compréhension des activités de contrôle opérationnel, d’élaboration de budget, de prévision et de planification
- Vous êtes capable de former les membres de l’équipe et de développer leurs compétences
- Vous avez d’excellentes compétences organisationnelles et aptitudes managériales, vous savez prendre des initiatives et vous êtes créatif
- Vous saurez répondre avec courtoisie et professionnalisme aux éventuels litiges
- Vous êtes un leadership et un animateur d’équipe

Un très bon esprit d'équipe, une présentation élégante, un sourire sincère ainsi qu'une attitude exemplaire et professionnelle feront de vous un atout pour faire rayonner l'Hôtel Annapurna. Si comme nous, vous aimez votre métier et souhaitez continuer de faire vivre à vos clients des séjours inoubliables, rejoignez-nous !

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