Assistant chef de réception (H/F)

DESCRIPTIF DE L'OFFRE

Paris Society s’installe dans l’Abbaye des Vaux de Cernay et prévoit ainsi d’ouvrir un des plus beaux hôtels de campagne en France.

Ancien monastère cistercien datant du XIIe siècle, l’Abbaye des Vaux de Cernay se situe dans le diocèse de Versailles, à 50 km du centre de Paris ; au cœur de la forêt de Rambouillet en vallée de Chevreuse.

Paris Society réouvre l’Abbaye de Vaux de Cernay en 2023 et crée ainsi une nouvelle signature hôtelière s’illustrant grâce à des prestations uniques telles que :

- 149 chambres présentes sur plusieurs bâtiments

- 3 restaurants et 1 bar

- Des espaces séminaires

- Un Spa et espaces bien-être

Les missions principales :

1- Relation clients :

· Vous êtes garant de l'expérience et de la satisfaction client (interaction …) conformément à nos critères de qualité internes.

· Vous avez une connaissance accrue de la clientèle Paris Society et anticipez leurs demandes de conciergerie ou demandes spécifiques qu’elles soient en amont ou au cours de leur séjour.

· Vous êtes l’interlocuteur privilégié de notre clientèle. Vous portez attention à l’accueil, l’attribution des chambres, la gestion et le suivi des clients et des clients spéciaux (VIP, longs séjours etc.) pour créer un lien et vous profitez de chaque occasion pour rencontrer le client.

· Vous gérez les litiges clients et trouver des solutions adaptées

· Vous assurez le suivi des demandes de groupes en lien avec les commerciaux et marketing de l’hôtel.

· Vous assurez la promotion de l’hôtel et le développement de la clientèle par la fidélisation de la clientèle

2- Technique Métier / Production / Management :

· Vous maitrisez parfaitement les procédures du front office, faites appliquer et participez à la mise en place de tout nouveau process/ standard rendu nécessaire par la recherche d’amélioration.

· Vous vérifiez le suivi de toutes les réservations et le bon respect du cardex sur le PMS.

· Vous gérez le planning d’occupation des chambres.

· Vous êtes garant des opérations de check in et de check out dans le respect des standards de l’établissement

· Vous gérez et vérifiez la facturation des prestations, l'encaissement des notes et le contrôle des paiements différés et des caisses hebdomadaires.

· Vous animez des réunions et briefing avec vos équipes pour partager des informations, les succès et voies d’améliorations.

· Vous assurez une communication efficace au sein de votre service et une coordination effective avec les autres départements de l'hôtel.

· Vous assurez la supervision de l’opération front office et assistez collaborateurs de votre service

· Vous managez, motivez et formez vos équipes aux standards de qualité permettant de délivrer la meilleure expérience clients et les meilleurs indices de performance qualité.

· Vous procédez aux audits des équipes (qualité / process) et comptes rendus à la direction et établissez les plans d’amélioration de votre service.

3- Gestion :

· Vous supervisez et planifiez l'organisation et la coordination journalière du service afin de veiller à délivrer une qualité de service optimale.

· Vous assistez le chef de réception dans l’analyse et l’optimisation des résultats économiques de votre service en termes de masse salariale, vous êtes responsable du budget lié à votre service (objectifs financiers, Upselling, P&L, budgets effectifs, gestion des coûts…).

· Vous cherchez à optimiser le taux d’occupation, le prix moyen par chambre et le chiffre d’affaires de l’hôtel.

· Vous veillez aux besoins matériels du service et assurer les demandes de réassort par un suivi efficace de l’inventaire.

· Vous anticipez, avec le chef de réception, les besoins de recrutement, de formation et supervisez l’embauche du personnel sous votre responsabilité et veillez à la bonne intégration des nouveaux membres de l'équipe.

4- Hygiène / Sécurité des personnes / Environnement :

· Vous êtes responsable de la propreté, de l’hygiène et de l’organisation de votre service, de la bonne tenue de la réception et des lieux annexes de travail (offices).

· Vous respectez et faites respecter les règles d'hygiène et de sécurité, de prévention incendie, ainsi que le Règlement Intérieur.

· Vous respectez les consignes d’utilisation et de nettoyage du matériel afin de prévenir les dégradations du matériel et/ou accidents corporels.PROFIL RECHERCHÉ

- Minimum 2 ans d’expérience dans le même poste en hôtellerie de luxe

- Niveau Bac+3 à Bac +5 en école hôtelière ou équivalent.

- Une bonne connaissance de l'hôtellerie de luxe (4/5 étoiles)

- Gestion du PMS (opéra) et des outils de pilotage( TARS…)indispensable

- Bon niveau d’Anglais demandé

Personnel encadré :

Tout le personnel du front office – 25 employés- (réception, voiturier/bagagiste, guest relation)

Responsables hiérarchiques

Directeur général / Directeur adjoint / Directeur Hébergement

LES COMPÉTENCES DEMANDÉES